ЭСФ: электронная счёт-фактура — вход, регистрация, работа с системой

Информационная система электронных счетов-фактур (ИС ЭСФ) — это государственный портал, через который предприниматели выписывают, подтверждают и учитывают электронные счета-фактуры (ЭСФ) и сопроводительные накладные на товары (СНТ). Работа в системе требует электронной цифровой подписи и понимания базовых сценариев — от авторизации до оформления документов на конкретные операции. Рассказываем, как войти в личный кабинет esf.gov.kz, какие способы регистрации доступны и где искать обучающие материалы.

Что нужно для входа в систему ЭСФ

Перед авторизацией на портале необходимо убедиться, что на компьютере установлено и запущено приложение NCALayer — оно отвечает за работу с электронной цифровой подписью в браузере. Инструкция по установке NCALayer доступна на официальном сайте Национального удостоверяющего центра: pki.gov.kz. Без запущенного NCALayer вход по ЭЦП и подписание документов в системе будут недоступны.

Способы авторизации на портале

Портал esf.gov.kz предлагает два способа входа в личный кабинет:

• Вход с помощью ЭЦП — классический способ авторизации через электронную цифровую подпись, требует установленного и запущенного NCALayer.
• Вход с помощью QR-кода — авторизация через мобильное приложение eGov mobile без использования ЭЦП-файла на компьютере.

Как авторизоваться через QR-код в eGov mobile

Способ подходит тем, кто хочет войти в систему без переноса цифровой подписи на компьютер. Порядок действий следующий:

• на сайте esf.gov.kz нажмите кнопку «Войти в систему» и выберите вид авторизации «Войти с помощью QR»;
• откройте приложение eGov mobile на смартфоне;
• на главном экране приложения выберите функцию eGov QR;
• отсканируйте QR-код, отображённый в окне авторизации на сайте, и следуйте дальнейшим шагам для подписания;
• при успешном подписании на экране появится сообщение «Подписание выполнено успешно!».

Подробная инструкция по авторизации через QR-код доступна для скачивания прямо на портале ЭСФ в формате документа.

Если используется обычный вход по логину и паролю, достаточно ввести данные учётной записи в соответствующие поля и нажать кнопку «Войти».

Регистрация пользователя в ИС ЭСФ

Для работы в системе необходимо пройти регистрацию на странице. Портал позволяет выбрать один из нескольких типов регистрации в зависимости от статуса пользователя:

• Оператор — тип регистрации для пользователей, действующих от имени организации или уполномоченных на работу с документами внутри системы;
• Поверенный — регистрация для лиц, представляющих интересы налогоплательщика по доверенности;
• Нерезидент без вида на жительство — отдельный тип регистрации для иностранных пользователей, у которых нет вида на жительство, но есть необходимость работать с электронными счетами-фактурами.

Выбор корректного типа регистрации важен: от него зависит набор доступных функций и прав в личном кабинете.

Что можно делать в системе после регистрации

После входа в личный кабинет пользователям доступен основной рабочий раздел портала — esf-web/app. Здесь выполняются все ключевые операции: выписка электронных счетов-фактур, оформление сопроводительных накладных на товары (СНТ) при импорте, экспорте и реализации внутри страны, работа со складом и остатками, а также подтверждение и отклонение документов от контрагентов.

Обучающие видеоуроки по работе в ИС ЭСФ

Для тех, кто впервые работает с системой, на портале размещён раздел видеоуроков: esf-web/app/pages/video-tutor. Материалы охватывают практически все сценарии работы с ЭСФ и СНТ, в том числе:

• регистрацию в ИС ЭСФ и создание склада, заведение остатков на виртуальном складе;
• оформление СНТ на импорт из стран ЕАЭС и на экспорт — как в страны ЕАЭС, так и в третьи страны;
• оформление СНТ на реализацию товаров внутри страны, включая алкогольную и табачную продукцию, а также нефтепродукты;
• проставление отметок органов государственных доходов на первичную СНТ, подтверждение и отклонение документов;
• возврат товара по СНТ, детализацию, комплектацию и разукомплектацию товаров;
• конвертацию единиц измерения, работу с пересортицей, производство товара на виртуальном складе и списание в производство;
• поиск остатков и сопоставление СНТ на импорт с формой налоговой отчётности 328.00;
• выписку ЭСФ на основании СНТ, оформление СНТ в мобильном приложении ИС ЭСФ и работу на нераспределённом складе;
• оформление СНТ и ЭСФ в адрес контрагента и на розничную реализацию.

Всего в разделе собрано более 25 уроков — от базовой регистрации до узкоспециализированных операций с подакцизными товарами, что делает его полноценным самоучителем для новых пользователей системы.

Служба поддержки

Если при работе с личным кабинетом возникли технические сложности или вопросы по оформлению документов, можно обратиться в службу поддержки портала:

• e-mail: esfsd@kgd.minfin.gov.kz — принимает обращения круглосуточно;
• телефон: +7 (7172) 72-51-61 — консультации предоставляются с 9:00 до 21:00.

Часто задаваемые вопросы

Что нужно для входа в систему ЭСФ? Установленное и запущенное приложение NCALayer для работы с ЭЦП, либо приложение eGov mobile для входа по QR-коду.

Можно ли войти без электронной цифровой подписи на компьютере? Да, через способ «Войти с помощью QR» — авторизация происходит через сканирование QR-кода в приложении eGov mobile.

Какие есть типы регистрации в системе? Оператор, Поверенный и Нерезидент без вида на жительство — тип выбирается в зависимости от статуса пользователя.

Где найти обучающие материалы по работе с системой? В разделе видеоуроков на портале — там собраны пошаговые инструкции по всем основным операциям, от регистрации до выписки СНТ и ЭСФ.

Куда обращаться при возникновении проблем? В службу поддержки по e-mail esfsd@kgd.minfin.gov.kz или по телефону +7 (7172) 72-51-61.

Итог

Система ЭСФ на портале esf.gov.kz — обязательный инструмент для бизнеса, работающего с электронными счетами-фактурами и сопроводительными накладными на товары. Корректная настройка NCALayer, выбор подходящего типа регистрации и изучение видеоуроков заметно упрощают первые шаги в системе, а служба поддержки помогает решить вопросы, которые не удалось закрыть самостоятельно.